Муниципальный правовой акт от 01.04.2011 г № 312
О формировании и содержании муниципального архива Хасанского муниципального района, включая хранение архивных фондов поселений, входящих в состав Хасанского муниципального района
Настоящий Нормативный правовой акт разработан в соответствии с Федеральными законами от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Приморского края от 10.04.2006 N 349-КЗ "Об архивном деле в Приморском крае", Уставом Хасанского муниципального района и регулирует отношения в сфере организации формирования (комплектования), содержания муниципального архива Хасанского муниципального района, хранения архивных фондов городских и сельских поселений, входящих в состав Хасанского муниципального района (далее - поселения).
1.Основные понятия, применяемые в Нормативном правовом акте
Муниципальный архив - структурное подразделение администрации Хасанского муниципального района, которое осуществляет формирование (комплектование), учет хранение и использование документов архивных фондов муниципального архива, а также других архивных документов.
Список источников комплектования муниципального архива - список предприятий, организаций, учреждений, в процессе деятельности которых образуются архивные документы архивных фондов муниципального архива.
Формирование (комплектование) муниципального архива - это систематическое пополнение муниципального архива архивными документами.
Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в архивные фонды муниципального архива.
Владелец архивных документов - органы местного самоуправления Хасанского муниципального района, органы местного самоуправления поселений, либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.
Использование архивных документов - информационное обеспечение муниципальным архивом органов местного самоуправления, организаций и граждан в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке, предоставление архивных документов пользователям для исследовательской работы в читальном зале, экспонирование документов на выставках, использование документов в средствах массовой информации, проведение экскурсий.
2.Полномочия органов местного самоуправления Хасанского муниципального района в сфере формирования и содержания муниципального архива
2.1.К полномочиям Думы Хасанского муниципального района относятся:
принятие муниципальных правовых актов о формировании и содержании муниципального архива Хасанского муниципального района;
утверждение ассигнований бюджета района, направленных на содержание муниципального архива, на финансирование муниципальных целевых программ в области архивного дела в Хасанском муниципальном районе.
2.2.К полномочиям администрации Хасанского муниципального района относятся:
хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов органов местного самоуправления Хасанского муниципального района; муниципальных предприятий, включая казенные предприятия, и муниципальных учреждений (далее - муниципальные организации); негосударственных предприятий, федеральных органов и организаций (по договору);
хранение архивных фондов поселений;
решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Приморского края, иных муниципальных образований;
составление списка источников комплектования муниципального архива;
установление порядка возмещения расходов в связи с отбором и передачей негосударственными организациями в муниципальный архив документов, отнесенных к муниципальной собственности;
обеспечение возможности ознакомления пользователей с информацией о деятельности органов местного самоуправления Хасанского муниципального района, хранящейся в фондах в архивном отделе администрации Хасанского муниципального района.
3.Организация управления муниципальным архивом
3.1.Управление муниципальным архивом Хасанского муниципального района осуществляет администрация Хасанского муниципального района.
3.2.Органы местного самоуправления Хасанского муниципального района, поселения, муниципальные организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации, Приморского края и муниципальными правовыми актами Хасанского муниципального района.
3.3.Муниципальный архив возглавляет начальник архивного отдела администрации Хасанского муниципального района в соответствии с законами о муниципальной службе в Российской Федерации и Приморском крае.
4.Основные функции муниципального архива
К основным функциям муниципального архива Хасанского муниципального района относятся
4.1.Обеспечение сохранности и учета архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в том числе:
хранение и учет принятых документов;
представление в установленном порядке учетных данных в Архивный отдел Приморского края;
проведение мероприятий, обеспечивающих оптимальные условия хранения документов и обеспечение их физической сохранности;
подготовка и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в муниципальном архиве Хасанского муниципального района;
хранение документов на различных видах носителей, в том числе документов, образовавшихся в процессе деятельности органов местного самоуправления с момента их образования, деятельности муниципальных организаций;
хранение архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, в том числе личного происхождения;
хранение документов по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории Хасанского муниципального района;
хранение печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды муниципального архива Хасанского муниципального района;
хранение учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности;
хранение документов, находящихся в собственности Хасанского муниципального района, на основании договоров (соглашений) между собственником документов и администрацией Хасанского муниципального района.
4.2.Комплектование муниципального архива Хасанского муниципального района документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение для поселения, в том числе:
отбор и прием документов постоянного хранения;
проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в муниципальном архиве Хасанского муниципального района.
4.3.Руководство организационно-методической деятельностью ведомственных архивов, муниципальных организаций и содействие организациям других форм собственности:
проведение проверок сохранения делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;
ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Хасанского муниципального района;
рассмотрение и согласование положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций;
рассмотрение и представление в Архивной отдел Приморского края поступивших от организации описей дел постоянного хранения;
рассмотрение и согласование описей дел по личному составу;
оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по организации и методике работы с документами.
4.4.Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:
информирование органов местного самоуправления, муниципальных организаций о составе и содержании документов муниципального архива Хасанского муниципального района по актуальной тематике;
исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию, в том числе на договорной основе;
организация работы пользователей с документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью;
исполнение социально-правовых и иных запросов граждан;
выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов;
рассмотрение заявлений, предложений и жалоб;
прием граждан специалистами по работе с архивом Хасанского муниципального района по вопросам их компетенции;
создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам муниципального архива Хасанского муниципального района, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
4.5.В рамках осуществления вышеназванных функций муниципальный архив вправе:
запрашивать и получать от администраций поселений, муниципальных организаций, включенных в список источников комплектования, информацию, необходимую для осуществления своих функций;
проводить проверки условий организации хранения, комплектования, учета архивных документов в организациях - источниках комплектования муниципального архива.
5.Формирование (комплектование) муниципального архива
5.1.Формирование (комплектование) муниципального архива состоит из деятельности по определению источников комплектования муниципального архива, состава документов, подлежащих приему и передаче документов в муниципальный архив.
5.2.Органы местного самоуправления Хасанского муниципального района, муниципальные организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются архивные документы, подлежащие приему на хранение в муниципальный архив, выступают источниками комплектования муниципального архива.
5.3.Список источников комплектования муниципального архива архивными документами утверждается распоряжением администрации Хасанского муниципального района после согласования с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) Архивного отдела Приморского края.
5.4.Документы архивных фондов, находящихся в муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в органах местного самоуправления Хасанского муниципального района и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в муниципальный архив.
5.5.Органы местного самоуправления Хасанского муниципального района и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов на постоянное хранение в муниципальный архив. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы.
5.6.При изменении структуры органов местного самоуправления Хасанского муниципального района архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.
5.7.При реорганизации муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций. При этом в случае преобразования муниципальных организаций с изменением формы собственности имущество этих организаций, архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь возникшим организациям-правопреемникам.
5.8.При ликвидации органов местного самоуправления Хасанского муниципального района, муниципальных организаций архивные документы по личному составу, постоянного срока хранения в упорядоченном состоянии поступают на хранение в муниципальный архив.
5.9.При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы по личному составу, постоянного срока хранения передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в муниципальный архив.
5.10.Архивные документы, находящиеся в частной собственности, могут храниться их владельцем самостоятельно или могут быть переданы на хранение в муниципальный архив по договору. При этом включение документов, находящихся в частной собственности, осуществляется на основании экспертизы ценности документов, проводимой специалистами архивного отдела администрации Хасанского муниципального района совместно с владельцем архивных документов.
6.Хранение и учет архивных документов
6.1.Владельцы архивных документов обеспечивают сохранность архивных документов, в том числе по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации".
Владельцы архивных документов обеспечивают учет, отбор и подготовку для передачи на постоянное хранение в муниципальный архив в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19, и другими нормативно-методическими документами в области архивного дела.
Документы архивных фондов хранятся:
постоянно - в муниципальном архиве;
временно - у владельцев архивных документов в течение установленных сроков.
Владельцы архивных документов обязаны представлять по запросам архивного отдела администрации Хасанского муниципального района сведения о хранящихся документах для целей их учета и несут ответственность за полноту и достоверность предоставляемой информации.
При смене владельца и (или) места хранения документов владельцы архивных документов обязаны в месячный срок проинформировать архивный отдел администрации Хасанского муниципального района о новом владельце архивных документов и (или) месте дальнейшего их хранения.
6.2.В муниципальном архиве архивные документы организуются по исторически или логически связанным совокупностям - архивным фондам.
6.3.В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения. Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде.
6.4.Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов.
6.5.Порядок расположения архивных фондов в муниципальном архиве определяется планом их размещения, утверждаемым начальником архивного отдела. План предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищу с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу архивохранилища.
7.Правовое положение архивных документов, хранящихся в муниципальном архиве
7.1.Документы органов местного самоуправления Хасанского муниципального района, поселений, муниципальных организаций, а также документы, хранящиеся в муниципальном архиве, относятся к муниципальной собственности.
7.2.Архивные документы, находящиеся в муниципальной собственности, не подлежат приватизации, продаже, мене, дарению. Также они не могут быть объектом иных сделок, могущих привести к отчуждению, если иное не предусмотрено международным договором Российской Федерации или федеральным законом.
В случае приватизации муниципальных предприятий образовавшиеся в процессе их деятельности документы, в том числе по личному составу, остаются в муниципальной собственности.
8.Доступ к архивным документам и их использование
8.1.Доступ к архивным документам, а также ограничения на доступ к архивным документам, устанавливаются в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации".
8.2.Использование архивных документов в муниципальном архиве осуществляется в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19.
9.Ознакомление пользователей с информацией о деятельности органов местного самоуправления Хасанского муниципального района, хранящейся в архивных фондах муниципального архива
9.1.В целях обеспечения возможности ознакомления пользователей с информацией о деятельности органов местного самоуправления Хасанского муниципального района, с муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления Хасанского муниципального района, хранящимися в архивных фондах муниципального архива, документы предоставляются на бумажных носителях.
9.2.Для ознакомления пользователей с информацией о деятельности органов местного самоуправления Хасанского муниципального района, правовыми актами органов местного самоуправления Хасанского муниципального района устанавливается читальное место, где пользователь может использовать документы, а также источники их официального опубликования.
9.3.Муниципальный архив обеспечивает возможность ознакомления пользователей с информацией о деятельности органов местного самоуправления Хасанского муниципального района в рабочие дни недели, кроме приемных дней.
10.Содержание муниципального архива
10.1.Финансовое и материально-техническое обеспечение деятельности муниципального архива, формирование и содержание архивных фондов и архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности Хасанского муниципального района, осуществляется за счет средств бюджета Хасанского муниципального района.
10.2.Расходы на содержание муниципального архива предусматриваются в бюджете района в расходах администрации Хасанского муниципального района.
10.3.Дополнительными источниками финансирования могут быть средства предприятий, организаций, физических лиц, которые подлежат зачислению на счет бюджета Хасанского муниципального района.
10.4.Муниципальный архив отчитывается о своей деятельности перед главой Хасанского муниципального района и Архивным отделом Приморского края.
10.5.Муниципальный архив может иметь печать с указанием своего наименования и пользоваться ею для заверения архивных справок, копий и выписок из документов.
10.6.Штатная численность работников муниципального архива устанавливается главой Хасанского муниципального района. Работники структурного подразделения администрации Хасанского муниципального района являются муниципальными служащими.
11.Заключительные положения
11.1.Настоящий Нормативный правовой акт вступает в силу со дня его официального опубликования.
11.2.Со дня вступления в силу настоящего Нормативного правового акта считать утратившим силу Положение о формировании и содержании муниципального архива, хранении архивных фондов поселений Хасанского муниципального района, принятое решением Думы Хасанского муниципального района от 11.08.2005 N 264.
Глава Хасанского муниципального района
А.С.НАРЫЖНЫЙ