Письмо УФНС по Приморскому краю от 13.12.2013 г № 07-15/31584@
О расчете расходов по проживанию в гостинице, осуществленных в иностранной валюте для командированных работников
Вопрос:На какую дату следует брать курс Центрального банка РФ для расчета расходов по проживанию в гостинице, осуществленных в иностранной валюте - на дату оплаты счета по проживанию, на каждую дату проживания (в случаях проживания от двух суток), либо на дату утверждения авансового отчета?
Ответ:УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ ПО ПРИМОРСКОМУ КРАЮ от 13 декабря 2013 г. N 07-15/31584@
В процессе ведения своей хозяйственной деятельности организации часто сталкиваются с необходимостью командирования своих работников в другие организации с целью решения производственных вопросов. Однако, прежде чем направить работника в деловую поездку, работодателю необходимо учесть ряд законодательных требований, вытекающих из самого понятия "командировка".
Нормы и особенности направления работников в служебные командировки определены в Налоговом кодексе Российской Федерации (далее - НК РФ), а также утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Постановление N 749).
Признание поездки командировкой влечет для работодателя возникновение дополнительных обязанностей.
В силу статьи 168 Трудового Кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) в состав возмещаемых командировочных расходов включаются:
- расходы по проезду;.
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Порядок и размеры возмещения этих расходов определяются локальным нормативным актом организации.
При этом, локальный нормативный акт (ЛНА) - это внутренний документ организации-работодателя, рассчитанный на неоднократное применение и устанавливающий правила поведения (права и обязанности) самой организации, всех или отдельных категорий ее работников в части, не урегулированной трудовым законодательством (статья 8 ТК РФ).
Обращаем внимание, что нормы ЛНА организации не могут противоречить закону, коллективному или трудовому договору. Если такое противоречие есть, то соответствующие нормы ЛНА не применяются.
Таким образом, при определении норм и особенностей направления работников в служебные командировки необходимо руководствоваться нормами законодательных актов, в частности НК РФ и Постановлением N 749.
В соответствии с пунктом 10 Постановления N 749 перед отъездом работнику выдается аванс в сумме суточных, а также для оплаты проезда, проживания и других командировочных расходов.
Организация вправе выдавать работнику денежные средства на командировочные расходы в иностранной валюте (пункт 16 Постановления N 749). Такая практика не противоречит валютному законодательству (Постановление Президиума ВАС РФ от 18.03.2008 N 10840/07). При этом выдача подотчетной суммы в иностранной валюте осуществляется организацией в соответствии с нормами валютного законодательства Российской Федерации.
Из пункта 2 статьи 14 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" в общем случае расчеты при осуществлении валютных операций производятся юридическими лицами - резидентами через банковские счета в уполномоченных банках, порядок открытия и ведения которых устанавливается Центральным банком Российской Федерации (далее - ЦБ РФ). На это обстоятельство также указывается в письме ЦБ РФ от 22.03.2005 N 36-3/526.
В таком случае все операции по конвертации валютных средств, проводимые через обменные пункты (соответствующие подразделения банков), должны рассматриваться только как операции физических лиц. Тогда при покупке валюты командированный работник истратит конкретное количество рублей на покупку конкретного количества валюты от имени физического лица. Затем на территории иностранного государства командированный работник истратит какое-то количество валюты на жилье, телефонные переговоры и иные расходы в интересах организации, что будет подтверждено первичными документами о несении расходов.
В соответствии со статьей 168 ТК РФ работодатель должен компенсировать работнику его фактические расходы, а именно сумму в рублях, которую он потратил для приобретения израсходованного количества валюты.
В случае, если командированный работник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанная с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов. Тогда согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ сумма расходов в рублях, признаваемая в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, определяется организацией путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета (Письмо ФНС от 21.03.2011 N КЕ-4-9/4408).
В дополнение сообщаем, согласно пункту 1 статьи 34.2 НК РФ налогоплательщик вправе обратиться в Минфин России, который уполномочен давать письменные разъяснения по вопросам применения налогового законодательства.
Советник государственной
гражданской службы РФ 1 класса
С.А.ПЕРЕГУДА