Письмо УФНС по Приморскому краю от 01.12.2005 г № Б/Н
О действиях организации — налогоплательщика при утере бухгалтерской документации
Вопрос:Просим дать разъяснения по правомерности предоставления (или отказе в представлении) копий бухгалтерской или налоговой отчетности в связи с их утерей или в связи со сменой бухгалтера, руководства.
Ответ: В соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщик обязан в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.
Согласно ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
В пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ указано, что налоговые органы вправе определять суммы налогов, подлежащие внесению налогоплательщиками в бюджет, расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике в случае непредставления в течение более чем двух месяцев налоговому органу необходимых для расчета налогов документов, отсутствия учета доходов и расходов, учета объектов налогообложения или ведения учета с нарушением установленного порядка, приведшего к невозможности исчислить налоги.
Таким образом, обязанность сохранять бухгалтерскую и налоговую документацию возлагается на организацию - налогоплательщика в целом, ответственность за организацию хранения документации - на руководителя организации.
Налоговый орган, получивший информацию об отсутствии документации у организации, могут использовать ее при проведении налогового контроля.
Если документы пропали в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения), то этот факт должен быть подтвержден правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами. При пожаре это может быть справка органов пожарного надзора. Наличие таких справок не освободит организацию от налогового контроля, но даст возможность просить налоговый орган об отсрочке проведения контрольных мероприятий.
Вместе с тем, если бухгалтерская документация утеряна, то организация вправе обратиться в налоговый орган с просьбой предоставить копии отчетности.