Положение от 27.04.2005 г № 54
Положение о формировании и содержании муниципального архива Кировского муниципального района, включая хранение архивных фондов поселений
1.Общие положения
Настоящее положение разработано в соответствие с Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131 "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125 "Об архивном деле в Российской Федерации" для реализации полномочий Кировского муниципального района в области архивного дела.
К полномочиям Кировского муниципального района относятся:
1) хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов:
а) органов местного самоуправления, муниципальных архивов;
б) муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия и муниципальных учреждений;
2) решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.
2.Предмет регулирования настоящего Положения
Настоящее положение регулирует отношения в сфере организации формирования (комплектования), содержания муниципального архива, включая хранение архивных фондов поселений.
3.Основные понятия, применяемые в настоящем Положении
Муниципальный архив - структурное подразделение администрации Кировского муниципального района, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов; архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства; архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой; документ архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению; постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное); экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации; упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описание и формирование таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти; владелец архивных документов - орган местного самоуправления, осуществляющий владение и пользование архивными документами и реализующий полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором; пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
4.Формирование (комплектование) муниципального архива
1) Органы местного самоуправления Кировского муниципального района, городских и сельских поселений, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются архивные документы, подлежащие приему на хранение в муниципальный архив, выступают источниками комплектования муниципального архива.
2) Муниципальный архив составляет список источников комплектования, передающих архивные документы в муниципальную собственность. Включение в указанный список негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.
К муниципальной собственности относятся:
а) архивные документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций;
б) архивные документы, хранящиеся в муниципальных архивах (за исключением документов, переданных в эти архивы на основании договора без передачи их в собственность).
3) Документы архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в органах местного самоуправления либо муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в муниципальный архив.
4) Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть передаваемы по договору на хранение в муниципальный архив.
5) Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем и муниципальным архивом. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.
6) Органы местного самоуправления муниципального района, городских и сельских поселений и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в муниципальный архив.
Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы.
7) При изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления.
8) При реорганизации муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций.
9) При ликвидации органов местного самоуправления и муниципальных организаций, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в муниципальный архив.
5.Задачи и функции
Основными задачами и функциями муниципального архива являются:
1) Осуществление на территории полномочий Кировского муниципального района в области архивного дела, установленных Федеральным законом Российской Федерации от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.: хранение и учет документов, принятых в муниципальный архив, представление в установленном порядке учетных данных в орган управления архивным делом субъекта Российской Федерации; проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечение их физической сохранности;
2) муниципальный архив обеспечивает хранение: архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, являющихся муниципальной собственностью; входящих в состав Архивного фонда субъекта Российской Федерации, в т.ч. образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления включая городские и сельские поселения с момента их образования, деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также находящиеся в совместном ведении Кировского муниципального района и субъекта Российской Федерации; архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в т.ч. личного происхождения; документов на различных видах носителей по личному составу ликвидированных организаций, в том числе в связи с банкротством (не имеющих правопреемника), действовавших на территории Кировского муниципального района; печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды муниципального архива; учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности;
3) Комплектование муниципального архива документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для Кировского муниципального района, в т.ч.: составление списков организаций - источников комплектования муниципального архива, утверждаемых главой муниципального района и согласовываемых с органом управлений архивным делом субъекта Российской Федерации; систематическая работа по их уточнению; отбор и прием документов постоянного (долговременного) - срока хранения; проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в муниципальном архиве.
4) Организационно-методическое руководство деятельностью архивами организаций Кировского муниципального района; содействие организациям других форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их архивов, включая: ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории Кировского муниципального района; рассмотрение и согласование положений об архивах организаций, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования муниципального архива и инструкций по делопроизводству; рассмотрение и представление в орган управления архивным отделом субъекта Российской Федерации поступивших от организаций описей дел постоянного хранения; рассмотрение и согласование описей дел по личному составу организаций, документы которых подлежат приему в муниципальных архив в порядке, установленном органом управления архивным делом субъекта Российской Федерации; оказание организационно-методической помощи, проведение консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
5) Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.: информирование органов местного самоуправления, иных организаций Кировского муниципального района о составе и содержании документов муниципального архива, исполнение запросов юридических и физических лиц, в т.ч. на договорной основе; организация работы пользователей документами, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации; исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, копий и выписок из документов, заверенных печатью с использованием герба Российской Федерации; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан; создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам муниципального архива, автоматизированных информационно-поисковых систем, баз данных о составе и содержании документов.
6) Реализация отдельных государственных полномочий муниципального района в сфере архивного дела при наделении ими органом государственной власти субъекта Российской Федерации в установленном порядке.
7) Подготовка проектов муниципальных правовых актов для внесения в установленном порядке по вопросам развития архивного дела в Кировском муниципальном районе.
6.Содержание муниципального архива
Работники муниципального архива являются муниципальными служащими.
Муниципальный архив юридическим лицом не является.
Администрация Кировского муниципального района обеспечивает финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов муниципального архива.
7.Хранение архивных фондов городских и сельских поселений
1) Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в муниципальной собственности, хранятся:
а) постоянно - в муниципальном архиве;
б) временно - в органах местного самоуправления, муниципальных организациях и создаваемых ими ведомственных архивах в течение 5 лет.
2) Архивные фонды городских и сельских поселений по истечении сроков их временного хранения передаются на постоянное хранение в муниципальный архив.